工程索赔必备材料之往来函件及签收记录

　　往来函件是指施工过程中，施工活动的其中一方参与主体向其他参与主体发送与工程相关的函件，记录施工过程中发生的有关事实。往来函件主要包括承包人的要求、请求、工程联系单、通知书;发包人的指令及确认文件;监理通知;各方往来的电话记录等。其中，承包人的要求、请求、工程联系单、通知书一般是指项目履行过程中承包人因工程技术或经济方面的各种变化向合同约定的接收主体所提供的资料、文件。一般情况下承包人发出的此类文件有固定格式，如××工作联系单、××索赔意向通知书等形式，但在实践中承包人往往不遵守格式要求，以各种形式提出其主张，如：××申请、关于××的致函等形式，也可能根本未提炼出文件名称，这类文件可归类为承包人的要求、请求。关于双方往来电话记录，若承发包任意一方以录音方式或对方签认的书面笔录形式留存的，该等材料可以证明双方磋商的具体内容的，可单独形成索赔证据。若仅提供通话记录详单的，该通话记录属于证明确有往来函件的辅助证据，结合录音或书面笔录内容、函件内容等其他证据材料，可辅助证明发送方曾向接收方发送文件、资料及接收方收到文件、资料后予以回复等事实。

　　签收记录一般是指施工活动中的其中一方参与主体向其他参与主体发送与工程有关的文件，其他工程参与主体以书面形式确认收到相关文件的记载。签收记录、签收授权委托书、签收人身份证明文件等均为证明接收方指定人员获知发文方主张的文件、资料内容，往来函件与接收方签收记录相结合即可形成就某一索赔事件的有效证据。

　　往来函件贯穿于整个施工过程，无论发包人、承包人或施工合同其他主体均可能发送该等文件，该等文件散见于各方提交的各类文件中，反映了各方的主张及工程的施工情况，因而对于各种索赔发挥着重要的作用。

　　需要注意的是，往来函件记载内容中既包括与工期、质量、工程价款、洽商等有关的重要内容，也可能仅涉及施工程序、进程等与索赔无关的内容。因此，各方收集往来函件时应注意函件内容与索赔事项的关联性。

　　由于工程项目具有施工周期长、资料繁杂、管理难度大等特点，还存在往来函件发出方无法确认是否已将该等文件送达接收方的情形，因此，收集往来函件时，应同时收集该等往来函件相关接收方已妥收的证据，包括签收记录或其他证明接收方已收到函件的证明。